KSeF w Faktura-NT

Od 1 kwietnia 2026 każda firma musi wysyłać faktury przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Faktura-NT jest na to gotowa. Wystawiasz fakturę jak do tej pory — program zajmie się resztą.

Jak to działa — 3 kroki

Co to jest KSeF?

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to system prowadzony przez Ministerstwo Finansów. To elektroniczna poczta dla faktur — potwierdza że faktura istnieje, nadaje jej numer i datę. Nic więcej. Nie księguje, nie decyduje o VAT, nie zastępuje JPK.

Ważne: Sokaris nie jest operatorem KSeF. KSeF to system Ministerstwa Finansów. My dostarczamy program Faktura-NT, który łączy się z KSeF. Certyfikaty i uprawnienia załatwiasz na stronie Ministerstwa — nie u nas.

KSeF Smart — co zyskujesz

KSeF Smart to opcjonalny moduł automatyzacji. Bez niego możesz eksportować fakturę do pliku FA3 (XML) i wysłać ręcznie przez portal ksef.mf.gov.pl — bezpłatnie. KSeF Smart dodaje wygodę i bezpieczeństwo:

Tryb offline to nie tylko wygoda — to zabezpieczenie. Już po starcie systemu zdarzały się sytuacje, gdy logowanie do KSeF było niemożliwe. Programy z certyfikatami nadal wysyłały faktury prawidłowo. Bez programu ze skonfigurowanymi certyfikatami — w momencie awarii nie wystawisz faktury.

Jak zacząć

Dla jednoosobowej działalności (JDG)

1. Kup licencję KSeF Smart — po zakupie otrzymasz e-mail z numerem licencji
2. Dodaj licencję do programu — Pomoc → Licencje → Dodaj → wpisz numer
3. Wygeneruj certyfikaty na stronie ksef.mf.gov.pl — instrukcja krok po kroku
4. Wgraj certyfikaty do programu — Konfiguracja → Konfiguracja programu → KSeF
5. Gotowe — faktury zakupu pobierają się automatycznie, faktury sprzedaży wysyłasz do KSeF

Dla spółek (nie-JDG) — dodatkowe kroki

1. Złóż formularz ZAW-FA (wersja 3) w urzędzie skarbowym — instrukcja ZAW-FA
2. Poczekaj na potwierdzenie z urzędu skarbowego
3. Nadaj uprawnienia w KSeF — ksef.mf.gov.pl → Uprawnienia → Nadaj → „do pracy z programem” (pierwszy na górze listy) → zaznacz wszystkie → Zatwierdź
4. Dalej jak wyżej: licencja, certyfikaty, konfiguracja

Najczęstszy błąd: klienci składają ZAW-FA, generują certyfikaty, ale zapominają nadać uprawnienia. Efekt: błąd 403 (brak dostępu). Tego nie da się naprawić w programie — trzeba nadać uprawnienia na stronie KSeF.

Certyfikaty — najważniejsze zasady

Trzeba wygenerować DWA RÓŻNE certyfikaty. Nie dwa takie same — dwa różne.

Każdy certyfikat to 2 pliki (.key + .crt). Razem: 4 pliki. Plik .key pobiera się automatycznie w tle — łatwo go przeoczyć. Sprawdź folder „Pobrane” na komputerze.

Najczęstszy błąd: klienci generują dwa razy ten sam certyfikat (nie zmieniają wyboru przy drugim). Tego nie da się naprawić w programie — trzeba wygenerować nowy certyfikat na stronie KSeF.

Najczęstsze pytania

Czy faktury wysyłają się automatycznie do KSeF?

Nie. Wysyłka następuje tylko po kliknięciu „Wyślij do KSeF”. To celowe — wysyłka jest nieodwracalna. Możesz wysyłać pojedynczo lub zbiorczo na koniec dnia.

Co jeśli wyślę fakturę z błędem?

Trzeba wystawić korektę. Faktura w KSeF jest niemodyfikowalna — nie da się jej usunąć ani edytować.

Kontrahent zagraniczny nie ma KSeF — co zrobić?

Wysyłasz fakturę do KSeF (Twój obowiązek wobec polskiego fiskusa), a potem wysyłasz ją mailem do kontrahenta — jak zwykle. Dwie osobne czynności.

Widzę w KSeF faktury od firm z którymi nie współpracuję. Co to?

To normalne. KSeF pokazuje wszystkie faktury wystawione na Twój NIP — też spam, pomyłki, oszustwa. Tych faktur nie możesz usunąć (to dane z Ministerstwa). Po prostu ich nie importuj — w programie trafiają do „poczekalni” i nie wchodzą do Twoich rejestrów dopóki nie klikniesz Importuj.

Faktura przyszła do KSeF — muszę ją zapłacić?

Nie. Faktura w KSeF nie oznacza nic więcej niż to, że ktoś podał Twój NIP. Dopóki nie zaimportujesz jej do programu i nie zaksięgujesz — to tylko „przyszła poczta”.

Skoro faktury idą do KSeF, to po co jeszcze JPK?

KSeF pokazuje co przyszło — surowe dane. JPK to dowód księgowy — pokazujesz co faktycznie zaksięgowałeś. To dwie różne rzeczy. Ty decydujesz, która faktura z KSeF trafia do Twoich rejestrów.

Mam błąd 403 — co robić?

Dotyczy spółek. Sprawdź czy nadałeś uprawnienia w KSeF (nie tylko ZAW-FA). Na stronie ksef.mf.gov.pl → Uprawnienia → Nadaj → „do pracy z programem” → zaznacz wszystkie → Zatwierdź.

Mam Windows 7 i dostaję błąd TLS. Co zrobić?

KSeF na Windows 7 nie działa. Serwery Ministerstwa wymagają TLS 1.2, a Windows 7 go nie obsługuje. Jedyne rozwiązanie: aktualizacja do Windows 10 lub 11. To nie jest błąd programu — to ograniczenie systemu operacyjnego. Więcej informacji

Zmieniam komputer — co z licencją i danymi?

Na starym komputerze: Narzędzia → Kopia zapasowa → utwórz plik. Skopiuj go na pendrive lub wyślij mailem. Na nowym komputerze: zainstaluj program (pobierz tutaj), przy pierwszym uruchomieniu wybierz „chcę utworzyć nową pustą bazę”, potem Narzędzia → Kopia zapasowa → Wczytaj. Licencje i certyfikaty KSeF są w bazie — po wczytaniu wszystko działa od razu.

Przechodzę z JDG na spółkę — co z licencją?

Nowa licencja, bo nowy NIP. Licencja jest przypisana do NIP firmy, nie do komputera ani osoby. Na drugą firmę przysługuje rabat 20%.

🎙️ Podcast — KSeF: pytania i odpowiedzi

Nagraliśmy podcast, w którym nasz ekspert odpowiada na najczęstsze pytania klientów. 30 minut konkretów — bez marketingu.

W podcaście: jak zacząć, certyfikaty, wysyłanie i pobieranie faktur, błędy techniczne, tryb offline, czym naprawdę jest KSeF, ostrzeżenie o oszustwach.

Instrukcje krok po kroku

• Jak wygenerować certyfikaty KSeF
• Jak złożyć ZAW-FA (dla spółek)
• Jak pobierać faktury zakupu z KSeF
• Błąd TLS 1.2 — „Wystąpił błąd zabezpieczeń” (Windows 7)

Cennik

Bez KSeF Smart możesz eksportować fakturę do pliku FA3 (XML) i wysłać ręcznie przez portal ksef.mf.gov.pl — bezpłatnie.

Potrzebujesz pomocy?

Telefon: 607 606 841
E-mail: biuro@sokaris.pl
Godziny: poniedziałek – piątek, 9:00 – 15:00
Baza wiedzy: wiedza.sokaris.pl