Certyfikaty wgrane, program uruchomiony — i co dalej? W nowym odcinku podcastu Sokaris odpowiadamy na pytania, które najczęściej słyszymy w pierwszy poniedziałek po konfiguracji KSeF: skąd wiem, że działa? Gdzie są moje faktury zakupowe? Jak wysłać sprzedaż?

To trzeci odcinek z naszej serii o KSeF w Faktura-NT. Jeśli nie słuchałeś poprzednich — zacznij od pierwszego odcinka z odpowiedziami na najczęstsze pytania i odcinka o generowaniu certyfikatów.

Co omówiliśmy w tym odcinku?

• Zielona dioda KSeF — co naprawdę oznacza — dobry znak, ale nie gwarancja. Kiedy zielone kółko może Cię zmylić i gdzie szukać prawdziwego statusu
• Historia zdarzeń — Twoja czarna skrzynka — jak sprawdzić co program robił, kiedy ostatnio odpytywał ministerstwo i co dostał w odpowiedzi
• Błąd 403 — najczęstsza pułapka dla spółek. To nie problem z certyfikatem, a brak uprawnień na stronie ministerstwa
• Bufor faktur zakupowych — czym jest „poczekalnia”, jak do niej dotrzeć przez Pulpit KSeF i dlaczego faktury nie trafiają od razu do dokumentów
• Kolory w buforze — biały = czeka na Twoją decyzję, zielony = już zaimportowana
• Filtry — najczęstsza przyczyna „znikających” faktur — jeden ptaszek i faktura znika z widoku. Pokazujemy który
• Import i płatności za zakupy — dlaczego nie zapłacisz faktury z bufora i jak to zrobić poprawnie po imporcie
• Wysyłka faktur sprzedażowych do KSeF — dlaczego nie jest automatyczna i gdzie znaleźć przycisk „Wyślij do KSeF”
• Oznaczanie faktur sprzedażowych jako zapłacone — ważna zmiana! Faktura wysłana do KSeF jest zablokowana do edycji. Nowy sposób: prawy przycisk → „Zapłać wybraną”

Ściągawka — najważniejsze zasady

1. Zielona dioda = moduł aktywny, ale sprawdź Historię zdarzeń
2. Błąd 403 = brak uprawnień na stronie ministerstwa, nie problem z certyfikatem
3. Faktury zakupowe → bufor (Pulpit KSeF → „Faktury w KSeF…”) → import → dopiero potem płatności
4. Nie widzisz faktury? Sprawdź filtr „Ukryj zaimportowane” i opcję „Automatycznie pobieraj” w konfiguracji
5. Faktura sprzedażowa → wysyłasz ręcznie przyciskiem „Wyślij do KSeF” na podglądzie wydruku
6. Płatność za fakturę wysłaną do KSeF → prawy przycisk myszy → „Zapłać wybraną” → zapisz KP

Zrzuty ekranów i pełna instrukcja

Wszystkie okna, o których rozmawiamy w podcaście — Pulpit KSeF, Historia zdarzeń, bufor, konfiguracja, podgląd PDF — znajdziesz ze zrzutami ekranów w naszej bazie wiedzy:

👉 Pierwszy dzień z KSeF w programie Faktura-NT — pełna instrukcja ze zrzutami ekranów

Przydatne linki

• Pierwszy dzień z KSeF — instrukcja krok po kroku (baza wiedzy)
• Jak wygenerować certyfikaty KSeF — instrukcja
• Aplikacja KSeF 2.0 — Ministerstwo Finansów

Ważne: Wszystkie funkcje omówione w podcaście — bufor, import faktur, automatyczne pobieranie, wysyłka do KSeF — są dostępne po wprowadzeniu dodatkowej licencji KSeF Smart. Jeśli nie masz jeszcze tej licencji, skontaktuj się z nami — pomożemy to ogarnąć.

W razie pytań — dzwońcie: 607 606 841 lub piszcie na bok@sokaris.pl.

Przygotowaliśmy dla Państwa odcinek podcastu, w którym krok po kroku przechodzimy przez cały proces generowania certyfikatów KSeF na stronie Ministerstwa Finansów i wgrywania ich do programu Faktura-NT.

Program Faktura-NT jest gotowy do pracy z KSeF — potrzebuje tylko certyfikatów, które generuje się na stronie Ministerstwa. Wiemy, że ten proces budzi wiele pytań, dlatego w rozmowie wyjaśniamy wszystko od podstaw.

Co omówiliśmy w tym odcinku?

• Dlaczego potrzebne są DWA certyfikaty — jeden do codziennej wysyłki faktur, drugi do trybu offline i kodów QR
• Złota rada: dwa foldery — prosty trik, który eliminuje najczęstszy błąd przy konfiguracji
• Cały proces krok po kroku — od logowania przez Profil Zaufany po pobranie wszystkich plików
• Wgrywanie certyfikatów do Faktura-NT — w tym metoda Drag & Drop
• Najczęstsze błędy — i jak ich uniknąć

Zanim zaczniesz — przygotuj się!

1. Przygotuj Profil Zaufany (telefon pod ręką)
2. Przygotuj kartkę i długopis — zapiszesz na niej hasło, którego nikt nie odzyska
3. Utwórz na pulpicie dwa foldery: „1-Certyfikat-Wysylka” i „2-Certyfikat-QR”

Ważne: co się zmieni po konfiguracji?

Po wgraniu obu certyfikatów program zaczyna działać z KSeF:

• Faktury zakupowe — pobierają się automatycznie
• Faktury sprzedażowe — wysyłasz sam, klikając „Wyślij do KSeF” (nic się nie wyśle bez Twojej wiedzy)

Przydatne linki

• Aplikacja KSeF 2.0 — Ministerstwo Finansów
• Pełna instrukcja ze zrzutami ekranów — Baza wiedzy Sokaris

Nie masz opcji KSeF w programie? Sprawdź, czy wprowadziłeś licencję z modułem KSeF Smart — znajdziesz ją w treści faktury za tę usługę. Bez niej opcja KSeF nie pojawi się w menu Konfiguracja → Konfiguracja programu.

W razie pytań — nasz dział wsparcia jest do dyspozycji!

Dostajemy od Was mnóstwo pytań dotyczących KSeF. Jak skonfigurować certyfikaty? Czy faktury wysyłają się same? Co zrobić gdy pojawia się błąd 403? Postanowiliśmy zebrać te najczęstsze pytania i odpowiedzieć na nie raz a dobrze — w formie rozmowy.

Nagraliśmy podcast, w którym nasz ekspert z zespołu wsparcia odpowiada na pytania klientów. Bez marketingowego języka, konkretnie i po kolei.

Co znajdziesz w podcaście:

Jak zacząć — aktywacja KSeF Smart, dodanie licencji, pierwsze uruchomienie

Podstawy KSeF — czym jest KSeF, kto za co odpowiada, podział: Sokaris (program) vs Ministerstwo Finansów (system KSeF)

Certyfikaty — dwa różne certyfikaty (nie dwa takie same!), najczęstsze błędy przy generowaniu, cztery pliki do pobrania

Wysyłanie faktur — dlaczego faktury nigdy nie wysyłają się same, wysyłka pojedyncza i zbiorcza, statusy, faktury poza KSeF, kontrahenci zagraniczni

Pobieranie faktur zakupu — dwa etapy (surowe dane vs zaimportowane), poczekalnia, data obowiązku podatkowego

Problemy techniczne — błąd TLS na Windows 7 (KSeF nie działa — trzeba zaktualizować system), przenoszenie danych na nowy komputer krok po kroku, błędy 400 i 403

KSeF Smart i tryb offline — co daje KSeF Smart, dlaczego tryb offline to zabezpieczenie na wypadek awarii serwerów Ministerstwa

Czym NAPRAWDĘ jest KSeF — KSeF to stempel, nie księgowość. Dlaczego JPK nadal jest potrzebne. Dlaczego faktura w KSeF nie oznacza obowiązku zapłaty. Co powinna dostawać księgowa

Ostrzeżenie dla sprzedawców — oszustwo na termin płatności: ktoś podaje cudzy NIP, zabiera towar i nie płaci. Jak się przed tym chronić

Instrukcje pisemne

Oprócz podcastu, na naszej stronie bazy wiedzy znajdziesz instrukcje krok po kroku:

• Jak wygenerować certyfikaty KSeF — https://www.wiedza.sokaris.pl/index.php/Krok_po_kroku:_Jak_wygenerować_Certyfikat_KSeF_(Dostęp_Testowy_i_Produkcyjny)
• Jak złożyć ZAW-FA (dla spółek) — https://www.wiedza.sokaris.pl/index.php/Krok_po_kroku:Jak_złożyć_ZAW-FA(Dla_spółek_i_podmiotów_innych_niż_JDG)
• Jak pobierać faktury zakupu z KSeF — https://www.wiedza.sokaris.pl/index.php/Jak_pobierać_faktury_zakupu_z_KSeF_w_programie_Faktura-NT
• Błąd TLS 1.2 (Windows 7) — https://www.wiedza.sokaris.pl/index.php/Błąd_TLS_1.2_–_„Wystąpił_błąd_zabezpieczeń”_(kod_12175)

Masz pytanie, którego nie było w podcaście? Napisz do nas na support — odpowiemy.

Czy wiesz, że możesz wysyłać faktury e-mailem bezpośrednio z programu do fakturowania? To świetny sposób na zaoszczędzenie czasu i uniknięcie pomyłek. Wystarczy tylko skonfigurować konto SMTP.

Żeby skonfigurować konto SMTP, przejdź do zakładki 'Konfiguracja’ > 'Definiowanie kont SMTP do wysyłki maili’ następnie naciśnij + Dodaj.

Tam wpisz dane swojego konta pocztowego, takie jak adres e-mail, hasło i nazwę serwera.

Kiedy już skonfigurujesz konto, możesz wysyłać faktury bezpośrednio z programu. Wystarczy otworzyć fakturę, którą chcesz wysłać, i kliknąć przycisk 'Wyślij’. Faktura zostanie automatycznie załączona do wiadomości e-mail.

Uwaga: jeśli po skonfigurowaniu konta SMTP i naciśnięciu przycisku 'Wyślij’ wiadomość nie dociera do odbiorcy, możliwe, że Twój program antywirusowy blokuje wysyłkę. W takim wypadku będziesz musiał dodać program do fakturowania do listy wyjątków w ustawieniach programu antywirusowego.

Wypróbuj tę funkcję już dziś i przekonaj się, jak bardzo ułatwi Ci pracę!

Czy zdarzyło Ci się kiedyś, że kwota na fakturze nie zgadzała się z Twoimi obliczeniami? Spokojnie, nie jesteś sam! To częsty problem, z którym borykają się przedsiębiorcy. Winowajcą są… zaokrąglenia!

Sprzedajesz towar za 1,75 zł brutto

Spójrz na te dwie faktury. Obie dotyczą tego samego towaru („test usługi”) w tej samej ilości (8 sztuk). Jednak na pierwszy rzut oka widać różnicę w kwocie końcowej:

• Faktura 1: Kwota do zapłaty to 13,97 zł.  
• Faktura 2: Kwota do zapłaty to 14,00 zł.  

Skąd ta różnica? To efekt innego podejścia do obliczania VAT-u i zaokrągleń.

Faktura 1 (13,97 zł):

• Cena netto towaru to 1,42 zł (widoczne w „Karcie towaru”).
• Wartość netto 8 sztuk: 1,42 zł x 8 = 11,36 zł.  
• VAT (23%): 11,36 zł x 0,23 = 2,61 zł (po zaokrągleniu).  
• Wartość brutto: 11,36 zł + 2,61 zł = 13,97 zł.  

Faktura 2 (14,00 zł):

• Cena brutto towaru to 1,75 zł (widoczne w „Karcie towaru”).
• Wartość brutto 8 sztuk: 1,75 zł x 8 = 14,00 zł.  
• Wartość netto 8 sztuk: 14,00 zł / 1,23 = 11,38 zł (po zaokrągleniu).  
• VAT (23%): 14,00 zł – 11,38 zł = 2,62 zł.  

Widzisz różnicę? W pierwszym przypadku obliczenia zaczynają się od ceny netto, a w drugim od brutto. Zaokrąglenia na różnych etapach dają końcowy efekt w postaci kilku groszy różnicy.

Obie metody są poprawne, ale dają inne wyniki na fakturze. I to jest właśnie ten niuans, o którym warto wiedzieć, żeby nie dać się zaskoczyć przy księgowaniu!

Co ciekawe, istnieje aż cztery sposoby liczenia VAT-u! Każdy z nich jest zgodny z przepisami, ale może dawać inne wyniki. Ale spokojnie, fiskus o tym wie! Dlatego podatek VAT płacimy w pełnych złotówkach, bez zaokrąglania do groszy.

Od 26.06.2024 występuje problem z pobieranie danych z bazy regon. Prosimy o pobranie i zainstalowanie najnowszej wersji którą można pobrać: https://www.faktura-nt.pl/pobierz-program/

W najbliższym czasie pojawi się wersja Faktura-NT z możliwością obsługi KSeF. Pracujemy nad tym, aby proces wysyłki i pobierania dokumentów z KSeF był maksymalnie zautomatyzowany.

Mamy nadzieje, że KSeF w Faktura-NT będzie dla Państwa niemal całkowicie bezobsługowy.

Po zapisaniu faktury jest ona wysyłana przez program do KSeF, po czasie otrzymuje nr KSeF wraz z QR Codem

Film przedstawia jak przenieść dane na nowy komputer

• jak utworzyć kopię zapasową
• skąd pobrać i zainstalować najnowszą wersję programu Faktura-NT
• jak wczytać kopię zapasową do programu Faktura-NT

Od lipca 2024 zacznie obowiązywać nowy, rządowy system przekazywania faktur między podmiotami. Pracujemy na tym, aby nowy obowiązek nie przysparzał Państwu większych trudności, a proces wymiany faktur był maksymalnie automatyczny. Prace trwają, zostaniecie Państwo powiadomieni w najbliższym czasie o ich postępach. W przypadku pojawienia się pytań, jesteśmy dostępni pod numerem 22 38 956 38.